Çalışan Adayı Aydınlatma Metni
DENGE İZMİR BAĞIMSIZ DENETİM YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK ANONİM ŞİRKETİ
ÇALIŞAN ADAYI KİŞİSEL VERİLERİNİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
(“Çalışan Adayı Aydınlatma Metni”)
- GENEL TANIM
Kanun kapsamında kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü veriyi kapsamaktadır. Kişisel verinin özel bir türü olan Özel Nitelikli Kişisel Veri ise; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri, biyometrik ve genetik verileri ifade eder. Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.
- VERİ SORUMLUSU
Kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla DENGE İZMİR BAĞIMSIZ DENETİM YMM A.Ş. (DENGE) tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca aşağıda açıklanan kapsamda işlenir.
- KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI, HUKUKİ SEBEBİ VE İŞLENME AMAÇLARI
Kişisel verileriniz, Kanun’a uygun olarak, DENGE tarafından iş başvurusu ve işe alım faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilişkili olarak değişkenlik gösterebilecek faaliyetler kapsamında; otomatik ya da otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı ya da elektronik olarak, Çalışan adayının kendisi tarafından verilmektedir, Kariyer.net vb. istihdam platformlarından elde edilmektedir. Şirket tarafından oluşturulmakta veya edinilmektedir.
Toplanan kişisel verileriniz, Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen ve aşağıda gösterilen kişisel veri işleme şartları (hukuki sebepleri) dahilinde; DENGE tarafından aşağıda belirtilen amaçlarla işlenebilecektir.
Kişisel verilerinizin neler olduğunu, nasıl toplandıklarını ve tarafımızca işlemeye konu olabilecek kişisel verilerin neler olduğunu ve bu verilerin işlenme amaçlarının detaylarını aşağıdaki tablolardan inceleyebilirsiniz.
Kimlik
Kimlik Verisi | ||
Kimlik Verisine Ait Veriler | Verinin Elde Edilme Yöntemi | Kişisel Verinin İşlenme Amacı |
Ad-Soyad Anne-Baba Adı Doğum tarihi Doğum yeri TC kimlik no v.b. Cinsiyeti Medeni hali Doğum Tarihi Doğum Yeri Unvan İmza | Bilgi Teknolojileri Veri Kayıt Sistemi Form – Belge | Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi |
Hukuki Sebepler | ||
Açık Rıza Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri | ||
Özlük
Özlük Verisi | ||
Özlük Verisine Ait Veriler | Verinin Elde Edilme Yöntemi | Kişisel Verinin İşlenme Amacı |
Özgeçmiş Bilgileri Yabancı Dil Bilgisi Askerlik Durum Bildirimi İşe Giriş-İşten Ayrılış Tarihleri Ücret Bilgisi Görevi Referans Bilgisi | Bilgi Teknolojileri Veri Kayıt Sistemi Form – Belge | Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması |
Hukuki Sebepler | ||
Açık Rızanın Alınması Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri | ||
Hukuki İşlem
Hukuki İşlem Verisi | ||
Hukuki İşlem Verisine Ait Veriler | Verinin Elde Edilme Yöntemi | Kişisel Verinin İşlenme Amacı |
Dava dosyasındaki bilgiler v.b. | Bilgi Teknolojileri Veri Kayıt Sistemi Form – Belge | Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi |
Hukuki Sebepler | ||
Açık Rızanın Alınması Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri | ||
Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri Verisi | ||
Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri Verisine Ait Veriler | Verinin Elde Edilme Yöntemi | Kişisel Verinin İşlenme Amacı |
Ceza mahkumiyetine ilişkin bilgiler Güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler v.b. | Bilgi Teknolojileri Veri Kayıt Sistemi Form – Belge | Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi İş ve işyeri güvenliğinin sağlanması iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetiminin yerine getirilmesi Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi |
Hukuki Sebepler | ||
Açık Rızanın Alınması | ||
Görsel Kayıtlar
Görsel ve İşitsel Kayıtlar Verisi | ||
Görsel ve İşitsel Kayıtlar Verisine Ait Veriler | Verinin Elde Edilme Yöntemi | Kişisel Verinin İşlenme Amacı |
Görsel Kayıtlar | Bilgi Teknolojileri Veri Kayıt Sistemi Form – Belge | Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması |
Hukuki Sebepler | ||
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri | ||
İletişim
İletişim Verisi | ||
İletişim Verisine Ait Veriler | Verinin Elde Edilme Yöntemi | Kişisel Verinin İşlenme Amacı |
E-posta adresi İletişim adresi Telefon no v.b. | Bilgi Teknolojileri Veri Kayıt Sistemi Form – Belge | Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Hukuki Sebepler | ||
Açık Rızanın Alınması Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri | ||
Mesleki Deneyim
Mesleki Deneyim Verisi | ||
Mesleki Deneyim Verisine Ait Veriler | Verinin Elde Edilme Yöntemi | Kişisel Verinin İşlenme Amacı |
Diploma bilgileri Gidilen kurslar Meslek içi eğitim bilgileri Mezun Olduğu Okul ve Bölüm Bilgisi Mezuniyet Bilgisi Sertifikalar Transkript bilgileri v.b. | Bilgi Teknolojileri Veri Kayıt Sistemi Form – Belge | Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması |
Hukuki Sebepler | ||
Açık Rızanın Alınması Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri | ||
Sağlık Bilgileri
Sağlık Bilgileri Verisi | ||
Sağlık Bilgileri Verisine Ait Veriler | Verinin Elde Edilme Yöntemi | Kişisel Verinin İşlenme Amacı |
Engellilik durumuna ait bilgiler Kişisel sağlık bilgileri | Bilgi Teknolojileri Veri Kayıt Sistemi Form – Belge | Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması işe uygunluğun denetimi İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
Hukuki Sebepler | ||
Açık Rızanın Alınması | ||
Fiziksel Mekân Güvenliği
Fiziksel Mekân Güvenliği Verisi | ||
Fiziksel Mekân Güvenliği Verisine Ait Veriler | Verinin Elde Edilme Yöntemi | Kişisel Verinin İşlenme Amacı |
Kamera kayıtları v.b. | Bilgi Teknolojileri Veri Kayıt Sistemi | Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi |
Hukuki Sebepler | ||
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri | ||
- KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI TARAFLAR VE AKTARIM AMAÇLARI
Kişisel verileriniz, Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri aktarım şartları dahilinde, Veri Sorumlusu tarafından yukarıda sayılan amaçla sınırlı olarak aşağıda listelenen yurtiçi ve yurtdışı alıcı gruplarına belirtilen amaçlarla aktarılabilecektir.
Kişisel Verilerinin Aktarıldığı Taraflar ve Aktarım Amaçları | Aktarım Yapılan Taraflar | Kişisel Verinin Aktarım Amacı | ||
VERİ KATEGORİLERİ | YURTİÇİ | YURTDIŞI | YURTİÇİ | YURTDIŞI |
Kimlik Özlük Hukuki İşlem Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri Görsel ve İşitsel Kayıtlar İletişim Mesleki Deneyim Sağlık Bilgileri Fiziksel Mekân Güvenliği | Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | Yasal Yükümlülük | ||
Hukuki Sebepler | ||||
YURTİÇİ | YURTDIŞI | |||
Yasal Düzenleme | ||||
5. ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Veri Sorumlusu, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların, ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Teknik Tedbirler |
Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır |
Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır |
Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır |
Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır |
Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır |
Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır |
Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır |
Güvenlik duvarları kullanılmaktadır |
Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır |
Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır |
Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir |
Şifreleme yapılmaktadır |
Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır |
İdari Tedbirler |
Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur |
Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır |
Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur |
Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır |
Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır |
İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir |
Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir |
Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır |
Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır |
Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır |
Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır |
Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır |
Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır |
6. VERİ İMHA SÜRELERİ
Veri Sorumlusu, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmhası Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Çalışan adaylarının kişisel verileri işleme amacının sona ermesinden itibaren 1 yıl içerisinde imha edilmektedir.
- KİŞİSEL VERİ SAHİBİ OLARAK KANUN’UN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARINIZ
Kanun’un 11. maddesi uyarınca, veri sahipleri olarak aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirttiğimiz yöntemlerle tarafımıza iletmeniz durumunda, niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.
Haklarınızı kullanmak için, [email protected] mail adresine veyahut [email protected] kep adresine, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak başvurunuzu doğrudan iletebilir veya talep üzerine alabileceğiniz, ilgili kişi/veri sahibi başvuru/talep formu’nu doldurup imzaladıktan sonra bu başvuru formunu ya da haklarınızı kullanmak için düzenlediğiniz orjinal imzalı dilekçenizi;
- 1456 Sokak Punta İş Merkezi No:10/1 Kat:13 Alsancak/İZMİR adresi (Veri Sorumlusu adresi) sekretaryasına kimliğinizi tespit edici belgeler ile elden teslim edebilir,
- Noter vasıtasıyla veya iadeli taahhütlü posta yoluyla yukarıdaki adresimize gönderebilirsiniz.
Aydınlatma metnini okuduğunuz için teşekkür ederiz.
Denge İzmir Bağımsız Denetim ve Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş.